Virgule, points de suspension... : 10 choses à savoir sur la ponctuation dans les mails professionnels

Virgule, points de suspension... : 10 choses à savoir sur la ponctuation dans les mails professionnels

!:,. - Point d'exclamation, points de suspension, point d'interrogation... Nous ne savons pas toujours lesquels employer et quelles seront leurs conséquences dans nos courriels, notamment professionnels. LCI s'est renseigné auprès de Sylvie Azoulay-Bismuth, spécialiste de la question.

Il vous arrive parfois de rester paralysé devant votre ordinateur, incapable de savoir quelle ponctuation choisir et si l'endroit est opportun... Surtout si ce message est destiné à votre employeur. Pourtant, la ponctuation utilisée à bon escient sert à donner un ton et permet à votre interlocuteur d'avoir une lecture plus limpide de votre propos. 

"C'est une forme de courtoisie et elle manque souvent dans les écrits", estime pour LCI Sylvie Azoulay-Bismuth, auteure de "Être un pro de l'e-mail"  (Editions Eyrolles) et formatrice et coach en communication écrite et orale. Le formalisme en entreprise est une nécessité et, bien ponctué, son écrit en fait partie. Suivez le guide !

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  • 1Le point

    Le point est bien sûr indispensable à un écrit. Selon Sylvie Azoulay-Bismuth, "de manière inconsciente, on l'oublie bien trop souvent". Cependant, son emploi permet de relancer l'attention du lecteur. D'autre part, pour la jeune génération qui considère que finir un mail par un point peut paraître violent, une virgule après une formule comme "cordialement" suffira, voire rien du tout.  

  • 2La virgule

    La virgule est absolument obligatoire dans les mails. Pour notre spécialiste, son usage est encore trop occasionnel. Elle sert à "donner une véritable respiration à votre lecteur, elle doit toujours être après  un complément". Pour vous aider à la placer, vous pouvez lire votre texte à voix haute. 


    >> Comme convenu, je vous informe de votre convocation mardi, à 17 heures. 

  • 3Le point-virgule

    Pour notre experte, le point-virgule est signe de "raffinement". Nous ne le mettons que très peu à profit ; pourtant, il est très utile pour alléger le style. Il sert à couper une phrase dans la longueur, à séparer deux énoncés principaux qui enchaînent la même idée. 


    >> J'espère que vous allez bien ; je reviens vers vous après notre conversation.

  • 4Le point d'interrogation

    Comme son nom l'indique, le point d'interrogation s'emploie pour les formes interrogatives, en inversant le sujet et le verbe obligatoirement. Tout autre usage est à proscrire. Par ailleurs, il demande au lecteur une réaction, ce qui est propice dans un courriel. 


    >> Pouvez-vous me donner votre avis ? 

  • 5Le point d'exclamation

    Le point d'exclamation est à éviter. Dans la plupart des cas, il n'a pas l'effet escompté et amène à une mauvaise interprétation. "Il est souvent signe d'ironie, ce qui n'est pas du tout recommandé dans un mail professionnel", estime notre formatrice. Il revêt une émotion sujette à interprétation. 

  • 6Les points de suspension

    Les points de suspension servent à remplacer le "etc." après une énumération. "C'est le seul usage auquel ils doivent servir. Derrière une phrase, ils laissent place à l'interprétation, à un sous-entendu qui n'a pas sa place dans le monde professionnel. 


    >>  Dans ce dossier, vous trouverez les objectifs de la rentrée, les différentes missions proposées aux collaborateurs, les démarches à suivre...

  • 7Les deux points

    Les deux points ou double point servent de vecteur d'information ou d'explication. Ils permettent, selon notre spécialiste, "d’économiser des mots" et de rendre la lecture parfois plus fluide. Il faut cependant ne pas en abuser.


    >> Votre dossier est complet : vous êtes accepté dans notre formation.

  • 8Les guillemets

    Quand vous utilisez les guillemets, vous suggérez une approximation concernant le terme que vous employez. "À l'écrit, vous avez le temps de chercher vos mots, les guillemets sont donc à éviter, ils sont souvent trop cavaliers. Exception faite quand il est question d'une citation. Préférez l'italique s'il s'agit d'un mot en langue étrangère", préconise Sylvie Azoulay-Bismuth. 


    >> La prochaine fois, il faudra suivre le workflow à la lettre pour être efficace.

  • 9Les parenthèses

    Pour notre experte, les parenthèses ne sont pas les bienvenues. "Elles coupent le rythme et sont le plus souvent survolées de manière inefficace par le lecteur. Si vous devez expliquer quelque chose, allez au bout de votre développement. On les utilise à la limite pour une précision très succincte. 

  • 10Les tirets

    Encadrant une phrase ou un segment de phrase, les tirets jouent le même rôle que les parenthèses "mais sont beaucoup plus appréciés dans les mails". Leur usage est aussi louable lors d'énumérations en colonne pour la lecture de l'interlocuteur. À employer avec modération bien sûr. 



    >> Parmi les enfants - de moins de 12 ans - très peu ont une alimentation équilibrée.

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De la ponctuation oui, mais sans excès

Il est très important d'utiliser la ponctuation de manière réfléchie mais aussi avec parcimonie. Retenez que trop de ponctuation tue la ponctuation et donc votre propos. Il faut savoir aussi garder un certain formalisme dans les courriels que vous écrivez, tout en étant concis. "Faites des phrases courtes avec 15 à 25 mots maximum, relisez -vous à voix haute pour vous aider", conseille notre spécialiste. 

Par ailleurs, au fil de la lecture, l'interlocuteur voit son attention s'altérer, allez donc au plus concernant dès le début de votre mail. Pour Sylvie Azoulay-Bismuth, également directrice du site Lefrancaisdespros.com dédié aux écrits professionnels en e-learning, il faut en effet  "annoncer tout de suite le principal objet de votre dire, évitez les Comme convenu lors de la réunion de jeudi dernier où nous avons annoncé les objectifs de la rentrée, nous vous confirmons".  

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