Bien finir un mail pro : les 10 formules à utiliser pour rester percutant

Bien finir un mail pro : les 10 formules à utiliser pour rester percutant

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ÉCHANGES - Courtois ou incendiaire, amical ou distant... vos mails pro doivent s'adapter à la situation pour gagner en efficacité. La toute fin de votre message a son importance. Une spécialiste du langage professionnel donne ses conseils pour réussir votre sortie.

Il doit capter en peu de mots l'attention de votre interlocuteur. Le mail est d'autant plus efficace qu'il reste percutant jusqu'au bout. "Le lecteur est très attentif sur les premiers et les derniers mots. Il est dommage de gaspiller les dernières lignes pour finir avec un message creux. Deux éléments doivent terminer un e-mail : la formule de sortie, qui récapitule votre intention, et la formule de politesse, qui la plupart du temps prend la forme d'un 'cordialement'. Cet espace est pourtant l'occasion de se distinguer pour son auteur", assure à LCI Sylvie Azoulay-Bismuth.

Cette formatrice et consultante en communication, directrice du site Lefrancaisdespros.com dédié aux écrits professionnels en e-learning et auteure de Etre un pro de l'e-mail (éditions Eyrolles), nous donne quelques exemples, non exhaustifs, de formules susceptibles d'augmenter l'efficacité des échanges dans un cadre professionnel. Ainsi "cordialement" fait débat car il est (trop) passe-partout. "Très utilisée, cette formule est pratique car elle vous assure de ne pas commettre d'impair si vous êtes en panne d'inspiration. Etymologiquement, ce mot fait référence au coeur et à des sentiments d'affection mais il est devenu assez neutre. Essayez de l'utiliser avec parcimonie car ce dernier mot permet de faire passer un dernier message. Il peut être dommage de vous priver de cette occasion de communiquer utilement", explique-t-elle. 

Si connaître les codes est un atout, sachez que c'est en personnalisant au maximum les formules de sortie et de politesse et en les adaptant à votre personnalité, au contexte et au ton de votre mail que vous serez le plus persuasif.  Voici quelques pistes soufflées par la spécialiste.

Les formules de sortie

• "A votre écoute pour concrétiser ce projet" :  stimulant

Cette formule rappelle votre objectif de façon engageante (remplace aisément le très fréquent "Restant à votre disposition"). 

Vous pouvez aussi utiliser par exemple : "A votre écoute pour compléter vos informations". 


• "Je compte sur votre réponse pour le..." : rigoureux

Une façon affirmée de montrer à votre interlocuteur que vous attendez un retour avant une échéance donnée et donc de l'inciter à répondre en temps voulu. Autres exemples : "Veuillez me donner votre réponse avant le..." ou "Pouvez-vous me répondre avant le...". 


• "Souhaitant vous avoir informé utilement" : conflictuel mais poli

Dans un contexte de conflit, cette formule montre, de façon très courtoise mais affirmée, que vous n'avez pas l'intention de vous laisser faire. Utile pour répondre à une réclamation virulente. 


• "Souhaitant garder votre confiance" : tendu mais conciliant 

Pour arrondir les angles, finissez le mail avec une ouverture positive ou un message pour l'avenir.  Autres exemples : "Souhaitant pouvoir répondre favorablement à votre prochaine demande", "Souhaitant pouvoir vous faire une remise sur votre prochaine commande". 


"Ravi d'avoir pu vous apporter satisfaction" : après un conflit résolu

Quand la situation était difficile mais que vous avez pu trouver une solution, montrez votre satisfaction. Vous pouvez aussi écrire par exemple : "Ravi d'avoir pu constater une issue favorable à votre demande". 

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Les formules de politesse

• "Bien  à vous" : amical

Approprié pour un collègue, une relation professionnelle amicale, un client de longue date. Autres exemples dans ce contexte : "A bientôt", "Bonne journée", "Bon week-end", "Amicalement", "Bonne lecture", "A plus tard" ou encore "A suivre".


• "Bien sincèrement" : convivial

Convient lorsqu'il y a une hiérarchie, avec un client, ceux avec qui vous avez des relations suivies. Quelques alternatives : "Bien cordialement", "Bien courtoisement", "Cordiales salutations".


"Bien respectueusement" : respectueux

Non pas que vous ne le soyez pas avec vos autres interlocuteurs mais, avec cette formule, vous exprimez un sentiment sincère à une certaine hiérarchie. Aussi : "Avec tout mon respect", "Avec mes meilleurs souvenirs", par exemple.


• "Avec mes sincères salutations" : formel et convivial

Pour un client, des administrations ou encore une relation de travail. Autres exemples : "Sincères salutations", "Recevez mes sincères salutations".


• "Salutations distinguées" : formel et distant

Cette formule marque une distance. Elle peut être utilisée en réponse à un message sec ou menaçant. Aussi : "Salutations" par exemple, plus court et plus sec encore. Si vous êtes vraiment énervé par votre interlocuteur, l'absence de formule de politesse est aussi une option. 

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