Trop de papiers à remplir en cette rentrée ? Les conseils d'une spécialiste pour ne pas vous laisser submerger

Famille

ZEN - Inscriptions à la cantine, aides au logement... Rien qu'à la lecture de ces mots, vous vous sentez défaillir. Pourtant, vous n'allez pas pouvoir y couper, cela fait partie des joies de la rentrée. Alors pour ne pas vous noyer sous cette montagne de paperasse qui vous attend, on a demandé conseil à Estelle Guillerm, assistante administrative à domicile.

Chaque année, c'est la même histoire : le mois de septembre s'apparente à un long tunnel jalonné de joyeux questionnaires à renseigner, de nombreux formulaires d'inscriptions à remplir (cantine, étude, association sportive...), de dizaines de photos d'identité "homologuées" à faire... et à refaire (parce que le petit dernier a l'air trop joyeux ou a une mèche rebelle).

Le problème, c'est que l'administratif, ce n'est pas vraiment votre truc, et remplir de la paperasse encore moins votre tasse de thé. Il va pourtant bien falloir arrêter de repousser cette corvée chronophage. Pour vous y aider, on a demandé à Estelle Guillerm, assistante administrative à domicile et responsable du site FamilyZen et du CaféZen à Paris - un lieu où les phobiques des papiers à remplir peuvent venir le faire sur place - de nous livrer ses conseils avisés.  

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Faire des listes

Première règle à suivre, "ne pas baisser les bras devant le flot de démarches administratives qui vous attend. Même s'il aurait été judicieux d'en entamer certaines avant l'été (les demandes de bourse par exemple), on garde une attitude positive et on essaie de rattraper chaque jour ce qui aurait pu être fait. Il faut se dire qu'à chaque problème, il y a des solutions ", avance Estelle Guillerm.  Pour faire baisser cette charge mentale, "on va donc dresser plusieurs listes par thème (enfants, maison, santé, transports...), en numérotant ce qu'il y a à faire, du plus important au moins urgent. Par exemple, on privilégiera les demandes d'aides sociales avant de dresser les listes de fournitures, indique notre spécialiste. Peu importe si le petit dernier doit attendre pour avoir son compas !"

On insiste également sur ce qui va prendre le plus de temps en mettant une date devant chaque tâche. Ce qui permettra d'éviter de commencer à remplir un dossier d'inscription à 21h30 alors que l'on sait qu'il va être long à constituer. Car la deuxième règle importante, "c'est de ne pas faire de cette liste un fourre-tout illisible. Pour ce faire, on ne l'écrit pas dans le métro, ou en catastrophe entre deux rendez-vous. Il est en effet essentiel de se créer un environnement serein lors de cette première étape, puisqu'elle génère déjà en soi du stress. Pas la peine donc d'en rajouter", souligne Estelle Guillerm. Et si la version papier vous rebute, sachez que des applications comme Wunderlist peuvent vous faciliter le travail.

Enfin, "on finit toujours une tâche avant d'en démarrer une autre. Vous n'arriverez pas à un résultat positif si vous papillonnez. Vous aurez l'impression à la fin de la journée de ne pas avoir arrêté mais au final vous n'aurez barré aucune étape. Et l'on sait que psychologiquement, il est important de voir que l'on avance", prévient Estelle Guillerm.

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Ne perdez pas de temps

A chaque rentrée scolaire, votre première tâche, si vous avez des enfants, consiste à remplir de nombreux formulaires. "Il y en a tellement qu'il est surréaliste que l'Education nationale n'ait pas informatisé tout ça", s'étonne notre spécialiste. Il est donc selon elle important de se décharger de ce travail fastidieux dès la première semaine de reprise des cours. "L'idéal, c'est de s'y coller le soir de la rentrée, mais si ce n'est pas le cas, le samedi suivant fera très bien l'affaire. En revanche, en aucun cas on attend plus longtemps en se disant chaque jour qu'il faut qu'on le fasse. Par ailleurs, on n'hésite pas à recycler les photomatons prises les années précédentes, il y en a toujours qui traînent et c'est ça de moins à faire. Et si votre enfant sait écrire, n'ayez pas peur de le mettre à contribution pour noter son prénom, nom, classe... On peut aussi remplir un formulaire et lui demander de le recopier pour les suivants".

Par ailleurs, pour ne pas passer à côté des aides dont vous pouvez bénéficier, il vaut là aussi mieux faire ces demandes le plus tôt possible. Notamment concernant la bourse ou l'aide au logement si votre enfant est étudiant, ce qui évitera de vous mettre en difficulté financière à cause d'un retard d'inscription. Estelle Guillerm conseille d'y consacrer au moins une demi-journée. "C'est le minimum, car ça prend du temps et c'est casse-pied, notamment à cause du nombre de justificatifs à rassembler", souligne-t-elle. 

Vérifiez la couverture sociale de vos enfants

Autre étape importante, la couverture sociale de vos enfants : à ce sujet, il faut savoir qu'il n'est pas nécessaire de souscrire à une assurance scolaire. "C'est un attrape-nigaud parce que ce n'est rien d'autre qu'une assurance civile qui est comprise dans votre assurance habitation", alerte Estelle Guillerm. Côté étudiants, votre enfant doit remplir à ses 16 ans un formulaire de la CPAM pour obtenir sa propre carte vitale. Et à ses 18 ans, il doit déclarer son médecin traitant, qui sera en général celui de la famille. A part s'il déménage pour ses études.

Enfin, "n'attendez pas que votre enfant choisisse son activité sportive pour prendre rendez-vous chez le médecin, étape indispensable pour obtenir une attestation d'aptitude. Vous pouvez d'ores et déjà le faire afin de ne pas obtenir un rendez-vous trop tardif", avance-t-elle.

Pensez à renouveler vos cartes de transport

Que vous preniez le bus, le métro, voire le train, n'oubliez pas de renouveler votre abonnement le plus tôt possible pour ne pas tomber dans la période où tout le monde envoie son dossier en même temps ! "Sachez par exemple que  la carte Imagine R, qui permet aux jeunes jusqu'à 26 ans de voyager sur l'ensemble du réseau Ile-de-France, arrive à échéance fin septembre et que le délai de réception d'une nouvelle carte va de 10 jours (hors week-end et jour férié) à 21 jours maximum en fonction de la date de réception du dossier. Donc, on ne perd pas de temps", indique notre spécialiste. 

On peut en profiter aussi pour vérifier si on a bien sa vignette anti-pollution. 

Vérifiez si vos documents sont à jour

Profitez également de cette rentrée pour vérifier que vos papiers sont tous conformes : carte nationale d'identité (CNI), passeport, ou même titre de séjour. "Cela vous sera utile pour organiser vos prochaines vacances, surtout si vous prévoyez de partir à l'étranger", souligne Estelle Guillerm. Car si on ne veut pas être pris au dépourvu, il est essentiel à chaque retour de vacances de prévoir les suivantes, notamment quand on a des enfants. Qui va les garder ? Dans quelles activités va-t-on les inscrire ? On ne s'y prend pas la veille".

Par ailleurs, actualisez votre carte vitale et assurez-vous également que les assurances de votre foyer (véhicule, habitation...) sont à jour.

Enfin, soyez sûr que vous avez accès à vos documents les plus importants où que vous soyez, et conservez des copies numériques. Vous pouvez par exemple les stocker sur un disque dur ou vous les envoyer par mail. 

Si vous avez déménagé

"Pour ne pas être submergé, on y va par étapes et on fait la liste de tous les services à contacter pour effectuer son changement d'adresse : CAF, CPAM, EDF, Pôle Emploi, impôts, cartes grises, compagnies d'assurance ou encore mutuelles...", conseille notre spécialiste. Et si vous voulez déclarer vos nouvelles coordonnées auprès de plusieurs organismes en même temps, vous pouvez utiliser ce service de changement d'adresse en ligne. Attention, il n'est pas utilisable en cas de déménagement à l'étranger.

Dans un second temps, on se préoccupe aussi de sa réinscription sur les listes électorales. Le moment venu, vous trouverez plus commode que votre point de vote soit à quelques pas de votre appartement. 

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