21 minutes, en petit comité, avec un objectif fixé... : managers, voici cinq astuces pour réussir la réunion parfaite

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TUTO - Une étude Barco-Circle Research menée auprès 3.000 cols blancs dans 8 pays a permis de démontrer pourquoi les réunions s’avèrent souvent frustrantes et comment des solutions pratiques facilitent la collaboration et l’efficacité.

C’est peu de le dire : les réunions ont mauvaise réputation. En quelques années, elle sont passées du moment où tout le monde voulait être, car rassemblant les gens qui comptaient, à celui que la plupart veulent éviter. Pourtant, c’est un fait : les entreprises ne peuvent pas fonctionner sans la mise en commun des talents et l’échange d’idées. 


Barco, une entreprise qui propose des solutions d’affichage destinées aux marchés professionnels, a mené, avec Circle Research, une large enquête, auprès de 3.000 cols blancs, répartis dans 8 pays, pour comprendre pourquoi les réunions sont tombées en désuétude – et comment, à travers ça, les améliorer. 

  • 1Chaque réunion doit avoir un objectif clair

    Le constat est presque terrifiant : une personne sur deux déclare assister à une réunion qui ne la concerne pas et estime qu’il est même parfois difficile de comprendre le but du rendez-vous. Et même quand l’objectif est affiché, seul 30% du temps est consacré à en parler, le reste se passant à parler de sujets sans rapports, à échanger des blagues ou des bavardages, voire à se battre avec la technique ou attendre quelqu’un.


    D’après l’étude, il est donc fondamental d’afficher un objectif clair à la réunion, afin que chacun sache sur quoi il travaille et s'il peut ou non y contribuer. S'il n'y a pas de but, c’est peut-être qu’elle n’a pas de raison d’être...  Et même, avance le rapport, s’il apparaît au cours du rendez-vous que les objectifs fixés ne peuvent pas être atteints, il faut l’arrêter. 


    L'n des freins à ces changements peut être un problème de culture d’entreprise. Certes, les collaborateurs ont le sentiment de gaspiller leur temps. Mais ils n’oseront pas en parler ou remettre en question les raisons de leur présence. C’est aux cadres supérieurs de s’en charger, en intervenant auprès de la direction. 

  • 2Réduire le nombre et la longueur des meetings

    Là encore, les chiffres sont confondants : un sondé sur dix dit assister à plus de vingt réunions par semaine, un sur quatre entre 10 à 19. La moyenne générale est de dix réunions par semaine. 


    Une réunion dure généralement 48 minutes. "Mais la statistique la plus parlante que nous avons constaté est que 58% des personnes interrogées planifient des réunions d'une heure, car c’est le créneau horaire standard de leur outil de réservation de réunion", indique le rapport, qui soulève la question : "Combien de temps est perdu en laissant se passer des réunions, simplement parce que l’espace a été réservé pour une heure ? Sur la base des recherches, le temps optimal pour une réunion devrait être de... 21 minutes.


    C’est aux décideurs de jouer. A eux d’enlever ce qui n’est pas essentiel, voire de rédiger au préalable, en amont de la réunion, des éléments plus large pour réduire les discussions une fois ensemble. "La collaboration est meilleure quand elle est spontanée et informelle, donc il ne faut pas hésiter à couper sur le temps de réunion formelle et encourager la collaboration impromptue au sein de groupes plus petits et plus efficaces", note le rapport. Enfin, il est utile d’attribuer des rôles à chacun.

  • 3Choisir la bonne technologie

    En matière de collaboration, la technologie est considérée comme le grand facilitateur. Et c’est vrai. Sauf... quand cela ne marche pas. Et dans ce cas-là, cela peut être un formidable obstacle à la productivité, en faisant perdre un temps précieux. 


    "Un nombre inquiétant d’employés connaissent régulièrement des temps d'arrêt". "En réunion, c’est environ 12% du temps qui est consacré à essayer de faire fonctionner les outils technologiques." Les entreprises doivent donc choisir une technologie simple, intuitive, efficace. 

  • 4Soigner l’importance du lieu de travail

    Alors oui, aujourd’hui, les salariés travaillent de partout, mais cela ne veut pas pour autant dire qu’ils ne veulent plus du tout du lieu de travail traditionnel, comme les bureaux.  Au contraire. "Nos répondants ont été très clairs à ce sujet, dans tous les groupes d’âge", indique le rapport. "Les millennials, sont 78% à vouloir un lieu fixe pour le travail, les non-millennials pas loin derrière à 75%." 


    De plus en plus, le bureau est perçu par les employés comme une sorte de "QG de productivité", qui permet de tous se retrouver pour échanger les ides. Le "bureau" devrait être un lieu où les entreprises continuent à investir et se maintenir au courant des nouvelles technologies, pour être à la hauteur des attentes et continuer d’attirer les talents. 

  • 5Démultiplier les salles de réunion informelles

    "Notre environnement nous stimule, et  l’environnement de travail de travail ne faillit pas à la règle", indique le rapport. Les lieux où ont lieu les réunions jouent ainsi un rôle important. "Dans cette optique, les entreprises cherchent de plus en plus à faire preuve de créativité et d'inspiration dans leurs zones de travail".  


    Le lieu de réunion doit aussi être facilement accessible, ce qui n’est pas forcément le cas. La moitié des répondants de l’enquête a ainsi indiqué qu’ils ne peuvent pas tenir de réunions quand ils le souhaitent, par manque de disponibilité des pièces. "Ceci démontre clairement que les systèmes actuellement en place pour

    la réservation d'espaces, ainsi que le manque d'espaces faciles d'accès, étouffent la collaboration". La solution est claire : il faut davantage d’espaces de réunion. Mais s’il doit subsister des salles de réunion, il est aussi important de créer une flopée de petits espaces, informels, impossibles à réserver, et surtout petits, favorisant les réunion impromptues,  permettant à des groupes de travail restreints de "concentrer les énergies"  et stimuler l’innovation. 

> Etude menée par Circleresearch pour Barco auprès de 3.000 cadres en Europe, Pacific, Etats-Unis, Chine et Inde, âgés de 21 à 65 ans. Pour lire le rapport dans son entier, c'est par ici.

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