Avec la crise du coronavirus, les open-space et le flex-office ont-ils encore leur place ?

Avec la crise du coronavirus, les open-space et le flex-office ont-ils encore leur place ?
Open-space

BACK TO THE FUTURE - Le retour au bureau après le confinement imposé par le coronavirus oblige à repenser l'aménagement des espaces de travail. Avec la nouvelle donne du télétravail et la nécessité de distance sociale, à quoi peut-on s'attendre dans le futur ? Elements de réponse.

C’est l’histoire d’une grande entreprise, qui, avant le confinement, s’était lancée dans de grands travaux : elle avait refait tous les étages, en flex-office. Fini les open-space, place aux bureaux partagés, aux salles de réunions modulables et aux couleurs acidulées. 

Mais voilà. Alors que commence le déconfinement, les RH sont bien embêtés : comment faire revenir les salariés dans de bonnes conditions de sécurité ? Car tout ce qui faisait avant l’intérêt de cette formule –révélatrice notamment d’une culture d’entreprise, de modernité, de nouvelles façons de travailler– ne devient-il pas son plus gros défaut alors qu’il s’agit aujourd’hui de limiter la proximité physique ? 

"Les vastes espaces de travail aménagés selon le principe du flex-office et des espaces partagés devront être repensés"- Steelcase

Depuis plusieurs semaines, les experts et opérateurs de bureaux le martèlent sur tous les tons, le tout étant résumé par Jim Keane, PDG de Steelcase, aménageur de bureaux, en préambule d’une étude sur "L’espace de travail post-covid 19" : "Le contrôle des infections constitue une nouvelle priorité. Les employés ne voudront pas revenir au bureau s’ils ne s’y sentent pas en sécurité." La conclusion est sans appel : "La plupart des vastes espaces de travail aménagés selon le principe du flex-office et des espaces partagés devront donc être repensés".

Et à chaque type d’espace, sa dose de problématiques. Les open-space, d’abord : c'est l'aménagement le plus répandu à travers le monde. Et tous ceux qui l’ont connu le diront : il a tendance à favoriser la circulation des agents pathogènes. D’autant que ces dix dernières années, le nombre de mètres carrés par personne a considérablement diminué. Dit autrement : ils se sont fortement densifiés, ce qui augmente les risques de contamination. Les espaces partagés, ensuite : ces dernières années, via le flex-office, les sociétés ont mis en place ces configurations où les salariés peuvent choisir où et comment ils souhaitent travailler, en changeant d’endroit en fonction de leur tâche et en se déplaçant librement. Ce qui pose là aussi des problèmes sanitaires. Enfin, les espaces de cohésion, tels que cafés ou espaces sociaux : ils ont été créés pour réunir un grand nombre d’employés. Et augmentent ainsi la densité de population et les risques de propagation des infections. Bref, autant de défis en cette époque où le bureau individuel est devenu minoritaire, tandis qu'un tiers des salariés français sont en open-space et 10% en flex-office. 

Les bonnes pratiques pour le court-terme

Depuis l’annonce du déconfinement, la plupart des opérateurs ont donc édicté leurs guides de bonnes pratiques pour donner les clés aux entreprises pour réaménager, à court terme, les espaces. En clair, réfléchir à la densité de l’espace, au positionnement du mobilier et aux éléments de séparation. "La première question consiste à déterminer qui sont les gens à faire revenir et si l’on peut créer des rotations pour respecter la distance sociale et les règles de sécurité", explique à LCI Franck Zorn, PDG de Deskeo. "Ensuite, établir des couples au sein des équipes. Par exemple, diviser l’équipe commerciale en trois groupes, qui tournent sur les jours de la semaine. Cette première étape permet de réduire les effectifs, de faire venir les salariés au bureau pendant certains jours et de redémarrer l’activité, petit à petit." Voilà pour la densité. 

Mais il faut ensuite veiller à l’hygiène, avec la sacro-sainte distance de 1, 50 mètre. Selon Franck Zorn, le réaménagement est "assez facile" : "Dans les grands open-space, sur un "bench" de six places, on peut en marquer trois qu’il ne faut pas utiliser." De la même manière, Steelcase conseille de réorienter les postes pour éviter un agencement linéaire, par exemple en pivotant les bureaux à 90 degrés et ainsi réduire les configurations en face-à-face. Lorsque la distance minimale ne peut être respectée, il est possible de séparer l’espace en ajoutant des écrans, plantes vertes ou panneaux, devant, derrière ou sur les côtés. Le flex-office, et ses bureaux non-attirés, ne serait pas non plus si problématique : "Les gens doivent occuper la même place toute la journée. Il faut instaurer une politique de nettoyage individuel avant et après usage. Et dans tous les cas, le ménage global doit être renforcé et être effectué tous les matins ou les soirs." Problème réglé.

Quelles transformations à long terme ?

Voilà donc pour le court-terme pour parer à l’urgence. Mais la crise du coronavirus et le télétravail à grande échelle qui en a découlé pose aussi la question sur le long-terme : quel sera l’espace de travail du futur ? Cela, tous les experts en sont sûr : rien ne sera comme avant. Il faut "reconfigurer". "Les paradigmes de planification du passé, qui reposaient sur le coût de l’espace au mètre carré, doivent être repensés en mettant l’accent sur la flexibilité et la fluidité", souligne ainsi Steelcase. En terme de bureaux, cela donnerait des espaces très adaptables, pouvant être transformés facilement et pourvus de technologies très développées -solutions sans contact, commandes vocales ou gestuelles- et d'outils de visioconférence élaborés : "Les déplacements seront moins nombreux que par le passé et les espaces devront intégrer des expériences virtuelles performantes afin d’abolir les distances", prédit  Steelcase.

Car le télétravail, dans l’esprit de tous, va rester en place. D’abord pour dédensifier les espaces, mais aussi car ce serait une réponse aux attentes nouvelles des salariés. Selon l'Agence nationale pour l'amélioration des conditions de travail (Anact), le "travail hors les murs", qui concernait 7% des salariés avant la crise, en a touché 30% (un peu plus de 7 millions) pendant le confinement. "Les salariés y ont pris goût et veulent continuer. Ils sont même prêts pour cela à ne plus avoir de poste attiré au bureau", affirment les sondages réalisés par les équipes de Franck Zorn.

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Et c’est sur cet équilibre que se projettent les aménageurs : un mélange de télétravail et de bureaux revisités. "Les salariés voient plusieurs avantages au télétravail", poursuit Franck Zorn. "D'abord, cela leur libère le temps consacré aux transports. Ils pointent aussi une plus grande autonomie, et surtout, le fait de pouvoir se concentrer". Sous-entendu : les grands open-space, qui manquent de salles de réunion, de petites cabines où téléphoner, d’endroits où l’on peut s’isoler pour travailler de manière concentrée, diminue en fait la productivité au bureau. C’est donc tout cela que doit apporter le bureau du futur. "Des solutions modulables, avec des endroits où téléphoner, des zones où se concentrer quand il le faut, des salles avec des climats différents. On aménage des bureaux moins en fonction du nombre de salariés, mais du type d’activité effectuée dans la journée." Voilà qui ressemble fort à du flex-office... et permet de retomber sur ses pattes.

Surtout, le bureau de demain va devoir se vendre. Il doit être garant d’une dynamique, d’un échange avec l’équipe qu’on ne trouve pas à la maison. "Le bureau était par la force des choses, voire par défaut, le lieu où l’on devait se rendre pour travailler", poursuit Franck Zorn. "Cela change : il faut créer un beau bureau, où l’on peut être productif, pour attirer les salariés, mais aussi qu’ils s’y sentent bien, avec des aménagements et décorations qui reprennent les éléments de la maison, la bibliothèque, les canapés... Je ne peux plus forcer les gens à venir, donc je dois créer des bureaux où les gens ont envie de venir." Franck Zorn perçoit déjà ce changement de paradigme, chez certains clients, notamment des sociétés de technologies : "Elles ont vu que le télétravail marchait très bien et vont revoir leurs besoins en surface bureaux. Il y en aura toujours. Mais l’idée est de peut-être en prendre un peu moins, mais d’investir un peu plus dedans, pour créer des espaces où gens ont envie de venir."

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