Magie du rangement : et si vous appliquiez la méthode Marie Kondo à votre bureau et votre boîte mail ?

Open-space

GRAND RANGEMENT – Avec le printemps, les envies de grand ménage apparaissent chez certains. Et si, à l'occasion Journée internationale dédiée au rangement des bureaux, qui a lieu ce 21 mars, on appliquait la méthode de la Japonaise Marie Kondo à son poste de travail ? Après tout, c’est là où l’on passe la majeure partie de ses journées.

Vous n’avez pas pu passer à côté de Marie Kondo, cette Japonaise dont l'ouvrage "La magie du rangement" s'est vendu à plus de 8 millions d'exemplaires. Certains la verront comme méticuleuse, voire obsessionnelle, voire complètement psychorigide. D'autres comme salvatrice. 

Quoi qu'il en soit, alors que le printemps vient de débuter, ce 21 mars est la journée internationale dédiée au rangement des bureaux . Alors, pourquoi ne pas tenter, en suivant les conseils de Marie Kondo, de ranger aussi son bureau et sa boîte mail ? Histoire de repartir sur de bonnes bases, souffler un grand coup, et (re)devenir véritablement "zen" au boulot ? On vous donne quelques conseils.

Prévoyez un laps de temps court

C’est une règle de base : mieux vaut se lancer une bonne fois pour toute, plutôt qu’étaler le rangement dans le temps, avec le risque de se lasser avant la fin. Et tout faire d'un coup. "Rien ne sert de ranger un peu à la fois", indique Marie Kondo car, au contraire, un espace bien rangé incite à être ordonné. L’inverse est aussi vrai. Autant y aller un bon coup, donc.

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Faites le vide !

L’esprit de la méthode Kondo est assez basique : il consiste à faire le vide, jeter ce dont on ne veut plus, pour ensuite trier soigneusement ce qu’il reste. Appliqué aux mails, c’est très simple : nettoyez sans scrupules la corbeille et les spams. Allez, on jette !

Le principe est le même pour le reste du bureau. Livres, papiers… il ne faut pas rechigner à jeter. C’est, on le reconnaît, quasiment lutter contre sa nature première : nous avons du mal à nous séparer de nos biens matériels, soit par raison sentimentale, soit aussi très souvent par peur d'en avoir à nouveau besoin par la suite. Sauf que, estime Marie Kondo, en général, si l’on n'a pas l'utilité d'un objet tout de suite, il y a très peu de chance qu'on en ait dans le futur. Au bureau, ce sont ces vieux dossiers, gardés "au cas où", ces livres dont on vous a parlé, et que vous voulez ouvrir, ces magasines professionnels que vous vous êtes jurés de lire un jour, ces stylos qui fonctionnent une fois sur deux et que vous gardez parce qu'"on ne sait jamais"… Poubelle !

Ressentez "l’étincelle de joie"

Plusieurs sacs poubelles doivent déjà commencer à s’entasser. Vous êtes sur le bon chemin. Mais, pour certains objets, il peut y avoir un doute. Il faut alors, selon la méthode Kondo, ne garder que ceux qui vous provoquent une "étincelle de joie". Oubliez tout complexe : prenez ces objets dans vos mains et posez vous une question : "Cet objet me procure-t-il de la joie ? Son contact me donne-t-il du plaisir ?" Même au travail (et oui !) certains objets ou mails peuvent vous mettre de bonne humeur : un souvenir rapporté par une collègue après ses vacances en Thaïlande, un mail de félicitation après un dossier rondement mené, les post-it de mots doux qu’un collègue a laissé sur votre bureau, la newsletter des employés… Gardez !

Si vous hésitez encore à garder ou balancer cet objet, c'est qu’il existe un degré d’attachement qu'il faut explorer. Remontez vos souvenirs, rappelez vous d'où il vient, et si sa place dans votre vie est aussi grande qu’à l’époque. Et dites-vous que peut-être, il est temps de tourner une pager du passé. Marie Kondo vous conseille même de lui parler : "Il ne vous reste plus qu’à le remercier d’avoir été si important et de vous avoir apporté tant de satisfaction. Ou pourquoi pas aussi : "merci de m’avoir montré ce qui ne me va pas".

Supprimez ce qui vous pèse, rompez avec le passé

A l’inverse, supprimez tout ce qui vous pèse. Sur le plan des mails, ce sont les invitations à des évènements passés, ces boucles de mails qui ne vous concernent pas. Bbref, tout ce qui est obsolète et périmé… Faites preuve, toutefois, de discernement : en effet, ce mail du chef sur la nouvelle organisation du service ne vous enchante pas, néanmoins, il peut être utile de le conserver… 

Côté papiers, c’est la même chose : certains papiers administratifs n’ont aucune valeur sentimentale et ne déclenchent pas chez vous d'étincelle de joie mais doivent être gardés et archivés. Marie Kondo les répartit dans deux catégories : les papiers à conserver et les papiers à traiter. La première catégorie se divise elle-même encore en deux : ceux qui se consultent peu et les autres. La deuxième catégorie est à garder à portée de main. Et, dans un monde idéal, la chemise "à traiter" doit être vide, montrant que rien n'a été laissé en suspens. Procrastinateurs de tous pays, rassurez-vous : Marie Kondo confesse elle-même n'avoir jamais réussi à vider totalement cette pochette.

Triez par catégorie

Place, maintenant, au rangement. L’organisation du bureau doit être la plus simple possible, chaque objet (dossiers clients, rapports des années passées, fournitures) doit avoir sa place. A la fois pour vous aider à tout retrouver rapidement mais aussi pour avoir une vision précise de tout ce que l’on possède.  Autre conseil : mieux vaut tout regrouper en un seul endroit, plutôt que d'avoir des espaces de rangement éparpillés, qui incitent au désordre. 

Dans les bureaux en open-space, c’est d’ailleurs le problème inverse qui se pose : les salariés ont tendance à ne plus avoir d’espace personnel, ou alors, très restreint. Il faut pourtant tâcher de se trouver un endroit, non loin de soi, où regrouper ses dossiers ou objets. "Le fait d'avoir votre espace personnel vous rend heureux", affirme en effet Marie Kondo. "Lorsque vous avez le sentiment qu'il n'appartient qu'à vous, vous souhaitez qu'il reste rangé." 

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Tendance : la folie du rangement

Rangez vertical !

C’est un autre conseil, et quasiment un des basiques de la méthode Kondo : éviter d’empiler les objets ou les dossiers. le maître mot de Marie Kondo est la "ver-ti-ca-li-té". Cette "obsession" chez cette prêtresse du rangement est très réfléchie : "Si vous empilez, vous avez l'impression d'avoir un espace de rangement inépuisable. Les piles grossissent sans que vous remarquiez l'accroissement du volume", écrit-elle. En revanche, en rangeant verticalement, toute augmentation de volume prend de l'espace, et permet de réaliser plus vite que l'on recommence à accumuler des choses.

Une autre excellente raison tient en un adage : "Loin des yeux, loin du cœur". En effet, en empilant, en entassant un dossier au dessus d'un autre, le premier de la pile disparaît de votre regard et donc de votre conscience. A l'instant T, vous le remettez à plus tard, mais dans les faits, vous l'oubliez complètement, avouez... 

Laissez votre vie (de bureau) changer...

Marie Kondo le dit : changer son extérieur, infuse sur son intérieur. Et avoir un bureau bien rangé, vous incitera à le garder comme tel et rester. Maintenant que tout est rangé, que votre espace de travail est "zénifié", Marie Kondo explique qu'au quotidien, il ne reste plus que trois gestes à effectuer : remettre les choses à leur place, les remercier à chaque fois que vous les utilisez et en prendre soin. C’est parti ?

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