"Oui, mais s’il y a un truc super urgent ?" : six conseils pour reprendre le contrôle de vos mails

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VIE PRO - Dans "60 minutes pour reprendre le contrôle de vos mails", Romain Bisseret, consultant en entreprise, donne des clés pour ne plus se laisser déborder par les messages électroniques. On l'a lu pour vous.

Ah, les mails… Cet outil a bouleversé les comportements et manières d'interagir dans le monde professionnel. Mais les chiffres montrent la légère... frénésie que nous avons pu développer à essayer de venir à bout de ces messages qui ne cessent d'arriver : 70% des mails professionnels sont ouverts dans les six secondes suivant leur réception, 85% durant les deux premières minutes. Or 73% d’entre eux ne concernent pas directement l’activité du destinataire. Et ce, sans jamais en venir à bout : en 2017, leur consultation représente pour les cadres en Europe jusqu’à… 5 h par jour de travail. 

Cette avalanche est la principale cause de connexion permanente des salariés, qui passent constamment d'une tâche à l'autre, générant stress, impression de surcharge et de perte de contrôle sur l’activité. Dans "60 minutes pour reprendre le contrôle de vos mails" (éditions Gereso), Romain Bisseret, consultant en entreprise, donne des pistes pour sortir la tête de l’eau. Nous en avons sélectionné quelques-unes.

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Votre métier n'est pas de répondre aux mails

Un petit rappel : votre métier n’est pas de répondre aux mails. La première des leçons est en effet de prendre conscience que tout ce qui arrive par mail peut attendre un certain temps. Romain Bisseret constate assez justement que "si votre N+3 vous envoie un email, c’est qu’il estime qu’il n’y a pas lieu de venir vous voir, ni de vous appeler."  A vous donc, de déterminer, combien de temps peut attendre ce mail. Et les tous les autres.

L’idée est d’importance lorsque l’on sait qu’il faut 2m30s en moyenne pour retrouver une qualité de concentration correcte après une interruption… Une petite astuce peut être d'inscrire dans son corps de mail, sous sa signature "Je réponds à tout mail dans un délai de ...jours. Au-delà, sans réponse de ma part, considérez qu'il n'a pas été reçu". Evidemment, la deadline est à apprécier suivant votre métier, champ d'expertise, politique de la société.

Limitez votre addiction

"Le relevé automatique et les notifications sont non seulement inutiles, mais surtout sont l’un des freins majeurs de la productivité en entreprise", indique Romain Bisseret. Et c'est vrai : nous avons tendance à relever nos mails en temps réel, en se disant qu'il est impossible de fonctionner différemment. "Mais pour de fausses raisons : en général, la seule chose qui vous pousse à relever vos emails le matin, c’est la curiosité", écrit le consultant. Pour lui, l'un des marqueurs de cette "addiction aux mails", est la justification suivante : 'oui, mais s’il y a un truc super urgent ?'" Une possibilité qui n'arrive que très rarement...

D'ailleurs, rappelle-t-il "si vous craignez de rater le mail de votre chef, vous pouvez utiliser certaines règles du logiciel de courrier, qui peut avertir uniquement de l’arrivée d’un mail de ces personnes."

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Fonctionnez en mode "mode"

Pour traiter l’afflux de mails, il est conseillé d’utiliser le "mode" mail : "Notre cerveau adore fonctionner en 'mode'", explique l’auteur. L’idée sous-jacente est que nous dépensons moins d'énergie à rester dans le même mode opératoire sur des projets différents, qu'à changer de mode opératoire en restant sur le même projet. Il convient donc de gérer une grosse partie de ses messages dans un même mouvement et donc de créer des plages de temps pour gérer tous les mails, à un ou plusieurs moments de la journée que vous aurez choisis. 

Développez les bonnes pratiques

Parlons gestion des mails. Romain Bisseret conseille la méthode GTD, (pour "getting things done") : "Elle consiste à ne faire les choses qu’une fois. Ne lire un mail qu’une fois et décider immédiatement ce qu’il convient d’en faire. Identifier s’il y a une chose à faire avec ou pas, et quelle est la prochaine action à entreprendre." 

Il faut pour cela "trier" ses mails, en identifiant ceux qui nécessitent une action de votre part et ceux qui n’en réclament pas. Et là, tout est très carré : si le mail nécessite une action qui peut se faire en moins de deux minutes, faites-là immédiatement ; si cette action est supérieure à deux minutes, cherchez alors à déléguer l’action ; si l’action nécessite plus de deux minutes, mais que vous devez l’effectuer obligatoirement, notez là sur la liste des "à faire" et occupez-vous en au moment qui vous arrange. 

Si le mail ne nécessite pas d’action de votre part, là encore, trois options se présentent : soit vous le jetez ; soit vous le classez et archivez s’il s’agit d’une information pouvait vous être utile ; soit l’information vous intéresse, mais vous n’avez pas le temps de vous en occuper, classez-le dans un dossier "un jour peut-être". 

Faut-il archiver ses mails ?

Romain Bisseret cite le témoignage d’un cadre : "J’ai l’impression que mon  travail est devenu de trier des mails. Je passe deux heures par jour juste à classer et rechercher mes mails, avec un dossier par projet, des sous-dossiers et des sous-sous dossiers".  Et en effet, de nombreuses personnes classent leurs mails, ce qui est très chronophage. L’auteur, au final, déconseille ce temps perdu qui n’est souvent que pour "répondre à un besoin de sécurité" : "De nos jours, les moteurs de recherche des logiciels sont suffisamment fiables pour retrouver n’importe quel email plus rapidement que vous ne le pourriez."

Videz votre boîte en trois gestes

Il est plus facile de travailler à partir d’une boîte mail vide. L’auteur constate que 99% des mails arrivent rapidement à obsolescence. Autant, donc, décider d’une date, à partir de laquelle tous les mails anciens seront directement classés dans le dossier Archives. Voire mis à la poubelle, si vous vous en sentez capable. Mais c'est vrai, nous avons des scrupules, et souvent besoin de cet espace "tampon", qui peut prendre le nom d'un dossier "à traiter", dans l’espoir d’y revenir plus tard, ce qui n’arrive… jamais. 

Quand cela est fait, ne reste donc, dans un second temps, plus qu’à trier les mails du mois passé. "Changez l’affichage des mails restant de "par date" à "par expéditeur"", conseille l’auteur. "Vous allez obtenir une liste de mails dont il sera plus facile d’estimer la pertinence que lorsqu’ils sont classés chronologiquement." Purgez. II ne reste alors plus que des mails nécessitant une action : remettez l’affichage par date, et triez vos mails.

> "60 minutes pour reprendre le contrôle de vos mails", de Romain Bisseret, aux éditions Gereso. Plus de détails sur www.60minutespour.com

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